Bimtek Administrasi dan Mekanisme Pengelolaan Hibah

Pengelolaan hibah membutuhkan ketelitian sejak perencanaan, penyusunan perjanjian, registrasi, pengelolaan rekening, pelaksanaan, pengesahan, pencatatan, sampai pelaporan. Kesalahan pada satu tahap dapat menyebabkan data hibah tidak tercermin secara tepat dalam dokumen anggaran dan laporan keuangan.

Bimtek Administrasi dan Mekanisme Pengelolaan Hibah membantu kementerian/lembaga serta pihak terkait memahami alur dokumen, pembagian peran, dan pengendalian pertanggungjawaban hibah berdasarkan ketentuan yang relevan.

Ruang lingkup administrasi pengelolaan hibah

Hibah dapat berbentuk uang, barang, jasa, atau surat berharga sesuai ketentuan dan dokumen sumbernya. Prosedur yang diterapkan tidak selalu sama untuk seluruh bentuk, sumber, dan mekanisme penerimaan hibah. Karena itu, petugas perlu lebih dahulu mengidentifikasi jenis hibah, pihak pemberi dan penerima, perjanjian, tujuan penggunaan, mekanisme pencairan, serta kewajiban pelaporannya.

Alur kerja yang perlu dikendalikan

Hibah langsung dalam bentuk uang

Secara umum, pengelolaan hibah langsung berbentuk uang dapat melibatkan registrasi, pengelolaan rekening, penyesuaian dokumen anggaran, pengesahan pendapatan dan belanja, pembukuan, serta penyelesaian sisa dana. Dokumen dan urutan yang digunakan harus mengikuti ketentuan yang berlaku untuk instansi serta jenis hibahnya.

Hibah berupa barang, jasa, atau surat berharga

Untuk bentuk nonuang, perhatian utama mencakup perjanjian, serah terima, penilaian, registrasi, pengesahan atau pencatatan sesuai ketentuan, serta pengakuan aset atau persediaan apabila relevan. BAST perlu menggambarkan pihak, tanggal, tujuan, bentuk, nilai, dan rincian yang cukup agar dapat ditelusuri.

Dokumen yang perlu dipetakan

• naskah perjanjian hibah atau dokumen yang dipersamakan;
• ringkasan hibah dan permohonan nomor register;
• dokumen rekening hibah apabila dipersyaratkan;
• dokumen penyesuaian anggaran;
• dokumen pengesahan pendapatan dan/atau belanja;
• BAST untuk barang, jasa, atau surat berharga;
• bukti transaksi dan pembukuan;
• dokumen rekonsiliasi; serta
• laporan pelaksanaan, capaian, dan pertanggungjawaban.

Risiko yang sering muncul

• status dan jenis hibah tidak diidentifikasi sejak awal;
• dokumen perjanjian tidak konsisten dengan pelaksanaan;
• registrasi, rekening, atau pengesahan terlambat;
• BAST tidak memuat informasi yang cukup;
• hibah barang belum terhubung dengan penatausahaan aset;
• data antarpengelola tidak direkonsiliasi; serta
• ketentuan lama digunakan tanpa pemeriksaan status regulasi.

Materi Bimtek Administrasi Pengelolaan Hibah

1. klasifikasi hibah berdasarkan bentuk, sumber, dan mekanisme;
2. pemetaan peran dan kewenangan pihak terkait;
3. penyusunan dan pemeriksaan dokumen perjanjian;
4. registrasi dan pengelolaan rekening hibah;
5. penyesuaian dokumen anggaran;
6. pengesahan hibah langsung berbentuk uang;
7. serah terima serta pencatatan barang, jasa, atau surat berharga;
8. akuntansi, rekonsiliasi, dan pelaporan;
9. pengendalian sisa hibah serta penutupan; dan
10. simulasi pemeriksaan kelengkapan dokumen.

Materi disesuaikan dengan kebutuhan instansi.
Ruang lingkup dapat difokuskan pada hibah uang, hibah nonuang, hibah langsung, pencatatan, atau penyelesaian masalah administrasi tertentu.

Dasar regulasi dan status rujukan

• PMK Nomor 191/PMK.05/2011 tentang Mekanisme Pengelolaan Hibah — dicabut/tidak berlaku dan digunakan sebagai referensi historis; dan
• PMK Nomor 99/PMK.05/2017 tentang Administrasi Pengelolaan Hibah — rujukan yang mencabut PMK 191/2011.

Peraturan khusus dapat berlaku menurut sumber, penerima, tujuan, dan jenis hibah. Status regulasi serta petunjuk teknis terbaru perlu diverifikasi kembali saat kegiatan dilaksanakan.

Siapa yang perlu mengikuti kegiatan ini?

• PA/KPA dan pengelola kegiatan yang menerima hibah;
• pejabat dan staf perencanaan serta anggaran;
• bendahara dan fungsi penatausahaan keuangan;
• pengelola barang milik negara/daerah;
• fungsi akuntansi dan pelaporan;
• APIP atau pemeriksa internal; serta
• pegawai yang menangani perjanjian dan pertanggungjawaban hibah.

Jadwal Bimtek dan Diklat

Peserta dapat memilih jadwal yang tersedia dan mengonfirmasi kota pelaksanaan kepada admin.

Biaya dan fasilitas peserta

Fasilitas mencakup pelatihan, penginapan twin sharing, konsumsi, seminar kit, tas peserta, dan sertifikat pelatihan/bimtek.

Pelaksanaan khusus untuk instansi

Instansi dapat mengajukan kelas khusus dengan penyesuaian jadwal, lokasi, peserta, bentuk hibah, dan kasus administrasi yang dibahas.

Pertanyaan yang sering disampaikan

Apakah PMK 191/PMK.05/2011 masih berlaku?

Tidak. PMK tersebut telah dicabut oleh PMK 99/PMK.05/2017.

Apakah materi dapat difokuskan pada hibah langsung?

Dapat. Materi dapat diarahkan pada registrasi, rekening, pengesahan, pencatatan, rekonsiliasi, atau hibah nonuang.

Apakah tersedia kelas khusus?

Tersedia. Fokus, jadwal, lokasi, dan jumlah peserta dapat dikonsultasikan.

Apakah peserta memperoleh sertifikat?

Ya, peserta yang mengikuti kegiatan sesuai ketentuan memperoleh sertifikat.

Konsultasikan kebutuhan pengelolaan hibah instansi Anda