Barang hasil pengadaan sering sudah berada di ruangan dan digunakan, tetapi pencatatannya belum bergerak karena dokumen masih tersebar antara pejabat pengadaan, penerima hasil pekerjaan, pengurus barang, dan pengelola keuangan. Masalahnya bukan sekadar terlambat mengisi Kartu Inventaris Barang (KIB): tanggal, nilai, identitas, lokasi, dan penanggung jawab barang dapat berbeda antara dokumen kontrak, BAST, daftar barang, serta laporan keuangan.
Hasil pengadaan dibukukan sebagai Barang Milik Daerah berdasarkan dokumen sumber yang sah dan pada tanggal, bulan, serta tahun yang sesuai dengan dokumen tersebut. BAST penting, tetapi bukan satu-satunya bahan pemeriksaan. Sebelum pencatatan, pengurus barang perlu memastikan objek telah diterima, identitas dan nilainya dapat ditelusuri, klasifikasi barang tepat, serta unit pengguna dan lokasinya jelas. Setelah itu data dicatat dalam daftar barang yang sesuai—termasuk KIB bila objeknya termasuk kelompok aset yang menggunakan KIB.
BAST bukan titik akhir administrasi barang
BAST menunjukkan bahwa proses serah terima telah dilakukan sesuai dokumen yang mendasarinya. Namun, untuk menghasilkan catatan BMD yang dapat diperiksa, data pada BAST masih perlu dihubungkan dengan kontrak atau surat pesanan, dokumen perolehan, rincian barang, bukti nilai, dan penetapan unit pengguna.
Permendagri Nomor 47 Tahun 2021 mengatur tata cara pembukuan, inventarisasi, dan pelaporan BMD serta berstatus berlaku pada basis peraturan pemerintah. Pasal 6 dan Pasal 7 dalam dokumen resminya menempatkan perolehan atau penerimaan sebagai salah satu transaksi pembukuan dan menyebut pengadaan yang dibeli atau diperoleh atas beban APBD sebagai salah satu sumber perolehan.
Pelajari Bimtek Penerapan Permendagri Nomor 47 Tahun 2021 untuk membahas alur pembukuan, inventarisasi, dan pelaporan secara terpadu.
Empat keputusan sebelum data masuk daftar barang
1. Apakah objeknya sudah dapat diidentifikasi?
Nama umum seperti “komputer”, “meja”, atau “alat kesehatan” belum cukup untuk pembukuan yang kuat. Cocokkan merek atau tipe, jumlah, satuan, nomor seri bila tersedia, spesifikasi pembeda, dan kondisi saat diterima. Tujuannya bukan memperpanjang administrasi, tetapi mencegah satu barang tercatat dua kali atau tertukar dengan barang lain.
2. Berapa nilai yang dapat ditelusuri?
Nilai pencatatan harus dapat ditarik kembali ke dokumen sumber. Bila satu paket memuat beberapa jenis barang, jangan otomatis membagi nilai secara sembarang. Periksa rincian harga, biaya yang dapat diatribusikan, potongan, dan perlakuan akuntansi bersama unit keuangan. Apabila rinciannya belum memadai, statusnya adalah data perlu dilengkapi—bukan angka boleh diperkirakan.
3. Siapa pengguna dan di mana barang berada?
Barang yang sudah diterima tetapi belum jelas unit pengguna atau lokasinya mudah “hilang” secara administratif. Catat unit, ruangan, penanggung jawab penggunaan, serta dokumen distribusi internal bila barang dipindahkan setelah diterima.
4. Daftar barang mana yang tepat?
Tidak setiap hasil pengadaan otomatis masuk ke format KIB yang sama. Jenis dan karakter barang menentukan penggolongan, kodefikasi, serta daftar yang digunakan. Persediaan, aset tetap, konstruksi dalam pengerjaan, dan aset lain memerlukan perlakuan yang tidak boleh disatukan hanya karena berasal dari satu kegiatan pengadaan.
Matriks kerja dari dokumen ke catatan BMD
| Yang diperiksa | Pertanyaan kendali | Hasil yang diharapkan |
|---|---|---|
| BAST dan dokumen penerimaan | Apakah objek, jumlah, kondisi, tanggal, dan para pihak konsisten? | Dasar penerimaan yang dapat ditelusuri |
| Kontrak, pesanan, dan rincian nilai | Apakah nilai tiap kelompok barang dapat dipisahkan tanpa asumsi? | Nilai perolehan yang konsisten |
| Identitas fisik | Apakah barang dapat dibedakan melalui tipe, nomor seri, atau ciri lain? | Tidak terjadi pencatatan ganda atau salah objek |
| Klasifikasi dan kode | Apakah kelompok barang dan daftar pencatatannya tepat? | KIB atau daftar barang yang sesuai |
| Lokasi dan pengguna | Siapa menggunakan dan di mana barang ditempatkan? | Jejak penguasaan barang jelas |
Contoh ilustratif: satu paket, tiga perlakuan
Contoh ilustratif: sebuah perangkat daerah menerima satu paket berisi komputer, tinta cadangan, dan pekerjaan pemasangan jaringan. Ketiganya tidak seharusnya langsung dipindahkan sebagai satu baris KIB hanya karena tercantum dalam satu kontrak. Komputer perlu diidentifikasi dan diklasifikasikan sebagai barang yang relevan; tinta perlu diperiksa apakah diperlakukan sebagai persediaan; sedangkan pekerjaan pemasangan perlu dinilai berdasarkan substansi dan dokumen biayanya. Unit aset dan unit keuangan perlu menyepakati pemetaan berdasarkan dokumen sumber, bukan berdasarkan nama paket.
Kesalahan yang membuat KIB sulit direkonsiliasi
- mencatat tanggal input aplikasi sebagai tanggal transaksi tanpa memeriksa dokumen sumber;
- menyalin nama paket sebagai nama setiap barang;
- menggabungkan beberapa barang dengan masa manfaat atau klasifikasi berbeda;
- mencatat nilai total paket pada satu barang sementara barang lain bernilai nol;
- mengosongkan lokasi dan pengguna karena distribusi internal belum didokumentasikan; dan
- menganggap rekonsiliasi hanya pekerjaan akhir tahun, padahal perbedaan sebaiknya diselesaikan sejak transaksi dicatat.
Sampaikan jenis barang dan titik masalahnya agar kebutuhan materi dapat diarahkan pada pemeriksaan dokumen, klasifikasi, atau rekonsiliasi.
Batas penerapan panduan
Panduan ini membantu menata urutan pemeriksaan, tetapi tidak menentukan perlakuan akuntansi untuk setiap transaksi khusus. Penetapan klasifikasi, nilai perolehan, kapitalisasi, kode barang, dan format daftar tetap harus mengikuti dokumen sumber, kebijakan akuntansi pemerintah daerah, sistem yang digunakan, serta ketentuan yang berlaku. Untuk objek yang status atau nilainya belum jelas, selesaikan bersama pengurus barang, pejabat penatausahaan barang, unit keuangan, dan pihak teknis terkait sebelum data dikunci.
Rujukan resmi
- Permendagri Nomor 47 Tahun 2021 tentang Tata Cara Pelaksanaan Pembukuan, Inventarisasi, dan Pelaporan Barang Milik Daerah.
- Metadata dan status Permendagri Nomor 47 Tahun 2021 pada JDIH BPK.
- Dokumen resmi Permendagri Nomor 47 Tahun 2021.
Perlu memperkuat penatausahaan hasil pengadaan?
Tim dapat membahas alur dokumen sumber, pembukuan, inventarisasi, rekonsiliasi, dan pelaporan BMD menggunakan contoh transaksi yang sesuai kebutuhan instansi.