Audit Kearsipan Internal: Bukti yang Diperiksa dan Cara Menindaklanjuti Temuan

Nilai audit kearsipan internal tidak berhenti pada skor. Audit baru bermanfaat apabila tim dapat menunjukkan bukti kondisi yang ditemukan, menjelaskan kesenjangannya, menentukan pihak yang bertanggung jawab, dan memastikan rekomendasi benar-benar ditindaklanjuti.

Apa yang akan diperoleh dari panduan ini?

• cara membedakan pemeriksaan pada unit pengolah dan unit kearsipan;
• contoh bukti yang perlu disiapkan sebelum audit;
• contoh kasus ketika dokumen terlihat lengkap tetapi praktiknya belum berjalan;
• format ringkas untuk mencatat temuan dan tindak lanjut; serta
• pertanyaan diagnostik untuk menentukan kebutuhan perbaikan.

Kerangka resminya mengacu pada Peraturan ANRI Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan, yang berstatus berlaku dan mencabut Perka ANRI Nomor 38 Tahun 2015. Peraturan tersebut menjelaskan bahwa instrumen audit mencakup formulir audit, wawancara, dan verifikasi lapangan. Artinya, keberadaan dokumen saja belum selalu membuktikan bahwa sistem kearsipan diterapkan.

Pemeriksaan harus dibedakan berdasarkan tempat arsip dikelola

Jika audit dilakukan pada unit pengolah

• Penciptaan arsip: periksa apakah surat, keputusan, laporan, dan dokumen kegiatan tercipta serta tercatat secara tertib.
• Pemberkasan: lihat apakah arsip dihimpun menurut urusan atau kegiatan, bukan hanya disimpan berdasarkan nama pegawai.
• Daftar arsip aktif: cocokkan daftar dengan berkas yang benar-benar tersedia dan digunakan.
• Pemindahan arsip inaktif: periksa bukti serah terima dan kesesuaian arsip yang dipindahkan.
• Keamanan akses: pastikan arsip tidak dapat diubah, dipindahkan, atau dipinjam tanpa jejak.

Jika audit dilakukan pada unit kearsipan

• Penerimaan arsip inaktif: periksa daftar, berita acara, volume, dan kondisi fisik arsip yang diterima.
• Penataan dan penemuan kembali: uji apakah arsip tertentu dapat ditemukan berdasarkan daftar yang tersedia.
• Penyusutan: lihat keterhubungan jadwal retensi, penilaian arsip, pemusnahan, dan penyerahan arsip statis.
• Perlindungan arsip: periksa pengendalian ruang, media, akses, risiko bencana, dan pemulihan.
• Pembinaan: nilai apakah unit kearsipan memantau dan membantu unit pengolah memperbaiki praktiknya.

Kasus ilustratif: daftar arsip tersedia, tetapi berkas tidak dapat ditemukan

Sebuah perangkat daerah menunjukkan daftar arsip aktif yang rapi. Kolom kode klasifikasi, uraian informasi, tahun, dan lokasi simpan telah terisi. Secara administratif, dokumen tersebut terlihat meyakinkan.

Auditor kemudian memilih lima entri secara terbatas untuk diuji. Dua berkas ditemukan sesuai lokasi, satu berada di meja pegawai tanpa catatan peminjaman, satu telah dipindahkan ke ruangan lain, dan satu lagi tidak dapat ditemukan. Masalahnya bukan semata-mata “daftar belum diperbarui”. Kondisi itu menunjukkan bahwa pengendalian lokasi dan peminjaman belum bekerja.

Temuan yang berguna tidak cukup ditulis “penataan arsip kurang tertib”. Tim perlu mencatat:

• Fakta: tiga dari lima sampel tidak berada pada lokasi yang tercantum.
• Bukti: daftar arsip aktif, hasil uji penemuan kembali, foto lokasi, dan penjelasan petugas.
• Dampak: arsip terlambat ditemukan, berisiko hilang, dan jejak peminjaman tidak tersedia.
• Perbaikan: rekonsiliasi daftar dengan kondisi fisik, pemberlakuan pencatatan peminjaman, dan pengujian ulang.

Kasus tersebut bersifat ilustratif, bukan laporan kejadian pada instansi tertentu. Tujuannya menunjukkan perbedaan antara keberadaan dokumen dan efektivitas penerapannya.

Format ringkas untuk mencatat temuan

Bagian	Isi yang dicatat	Pertanyaan penguji
Kondisi	Fakta yang ditemukan dari dokumen, wawancara, dan lapangan	Apakah dapat dibuktikan dan diulang pemeriksaannya?
Kriteria	Ketentuan, kebijakan, atau prosedur yang semestinya dipenuhi	Apakah rujukannya masih berlaku dan relevan?
Kesenjangan	Perbedaan antara kondisi dan kriteria	Apa yang benar-benar belum berjalan?
Dampak	Risiko terhadap akses, keutuhan, keamanan, dan akuntabilitas	Mengapa temuan ini perlu diperbaiki?
Tindak lanjut	Kegiatan, penanggung jawab, bukti hasil, dan tenggat	Kapan temuan dapat dinyatakan selesai?

Kapan tindak lanjut dapat dinyatakan selesai?

Status “selesai” seharusnya diberikan setelah bukti perbaikan diuji, bukan hanya setelah unit kerja mengirimkan surat jawaban. Jika rekomendasinya adalah memperbarui daftar arsip, pemeriksa perlu mencocokkan daftar baru dengan sampel fisik. Jika rekomendasinya adalah menerapkan pencatatan peminjaman, bukti yang dicari bukan hanya formulir kosong, melainkan catatan transaksi yang benar-benar digunakan.

1. Tentukan keluaran perbaikan. Hindari rekomendasi abstrak seperti “agar lebih tertib”.
2. Tetapkan penanggung jawab. Bedakan tugas pimpinan, unit pengolah, unit kearsipan, dan pengelola sistem.
3. Pasang tenggat yang realistis. Temuan yang memerlukan penataan ribuan berkas tidak sama dengan koreksi satu daftar.
4. Periksa bukti hasil. Bedakan bukti aktivitas dengan bukti bahwa kondisi telah berubah.
5. Lakukan pengujian ulang. Gunakan sampel atau cara uji yang mampu memastikan perbaikan berjalan.

Kesalahan yang membuat audit hanya menjadi pekerjaan administratif

Instrumen diisi menjelang pemeriksaan. Data akhirnya menggambarkan kesiapan menghadapi audit, bukan praktik sepanjang tahun. Semua pertanyaan dijawab “ada”. Keberadaan pedoman, daftar, atau formulir tidak diikuti pengujian penerapan. Rekomendasi terlalu luas. Unit yang diperiksa tidak mengetahui tindakan dan bukti penyelesaian yang diharapkan. Tindak lanjut hanya mengejar surat balasan. Perubahan kondisi tidak pernah diverifikasi.

Pertanyaan diagnostik sebelum meminta pendampingan

• Apakah persoalan utama berada pada unit pengolah atau unit kearsipan?
• Apakah instansi sedang menyiapkan audit, menindaklanjuti temuan, atau membangun sistem dari awal?
• Apakah bukti tersedia tetapi tidak konsisten dengan praktik lapangan?
• Apakah kendala terbesar menyangkut SDM, prosedur, sarana, atau aplikasi?
• Apakah diperlukan pelatihan umum atau pembahasan berbasis dokumen kerja instansi?

Batas penggunaan panduan

Artikel ini membantu memahami alur dan logika audit, bukan menggantikan instrumen resmi, keputusan tim pengawas, atau pedoman teknis yang berlaku pada periode pemeriksaan. Ruang lingkup, objek, instrumen, dan cara penilaian harus disesuaikan dengan kewenangan serta ketentuan terbaru. Peraturan ANRI Nomor 2 Tahun 2023 mengenai pengawasan intern di lingkungan ANRI juga tidak boleh diterapkan seolah-olah otomatis menjadi pedoman umum seluruh pemerintah daerah.

Rujukan resmi

• Peraturan ANRI Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan.
• JDIH Arsip Nasional Republik Indonesia untuk memeriksa peraturan, keputusan, dan instrumen terbaru.