Bimtek Manajemen Kearsipan dan Pengelolaan Record Center

Diklat Manajemen kearsipan dan pengelolaan pusat arsip (Record Center)

Record center bukan sekadar gudang penyimpanan. Pusat arsip harus menjaga konteks penciptaan, keamanan fisik dan informasi, kemudahan temu kembali, serta kepatuhan terhadap Jadwal Retensi Arsip (JRA).

Bimtek Manajemen Kearsipan dan Pengelolaan Record Center membantu unit kerja membangun alur pengelolaan arsip inaktif yang tertib dari pemindahan hingga penyusutan.

Peran record center

Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Peraturan ANRI Nomor 9 Tahun 2018 mengatur bahwa penataan dan penyimpanan arsip inaktif menggunakan prinsip asal-usul dan aturan asli. Unit kearsipan juga harus menyediakan ruang atau gedung sentral arsip inaktif.

Materi bimtek

• identifikasi arsip aktif dan inaktif berdasarkan JRA;
• prosedur pemindahan arsip dari unit pengolah;
• verifikasi fisik, informasi, daftar arsip, dan berita acara;
• penataan berdasarkan prinsip asal-usul dan aturan asli;
• penomoran boks, pelabelan, layout rak, serta daftar lokasi simpan;
• pengendalian akses, peminjaman, pengembalian, dan pelacakan arsip;
• pemeliharaan lingkungan penyimpanan dan kesiapsiagaan bencana;
• penilaian kembali untuk pemusnahan atau penyerahan arsip statis;
• dukungan sistem informasi tanpa mengabaikan pengelolaan arsip fisik.

Hasil yang diharapkan

Peserta mampu menilai kondisi pusat arsip, menyusun daftar perbaikan, merancang alur pemindahan, dan membangun sarana temu kembali. Materi dapat disesuaikan untuk lembaga pemerintah, pemerintah daerah, perguruan tinggi, BUMN/BUMD, maupun organisasi lain.

Rujukan resmi

• UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
• PP Nomor 28 Tahun 2012; dan
• Peraturan ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis.

Jadwal bimtek dan pilihan lokasi

Peserta dapat memilih jadwal yang tersedia dan mengonfirmasi kota pelaksanaan kepada admin. Kegiatan reguler tetap dapat diselenggarakan sesuai ketentuan administrasi.

Peserta yang disarankan

Arsiparis, pengelola record center, unit kearsipan, unit pengolah, pengelola persuratan, serta pejabat yang bertanggung jawab atas tata kelola informasi.