Sistem akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas BLU harus mampu menjawab tiga kebutuhan sekaligus: mencatat transaksi secara benar, menjaga kas dari kesalahan atau penyalahgunaan, dan menyediakan informasi yang dapat direkonsiliasi hingga laporan keuangan.
Karena BLU merupakan entitas pemerintah, pencatatan kas tidak berdiri sendiri. Setiap penerimaan dan pengeluaran perlu terhubung dengan dokumen sumber, otorisasi, kode akun, periode pelaporan, rekening bank, kewajiban perpajakan, serta pengungkapan dalam laporan keuangan berbasis SAP.
Perlu menata alur kas dan pelaporan BLU?
Bedakan kas, pendapatan, belanja, dan beban
Kas menunjukkan uang yang diterima atau dibayarkan. Pendapatan dan beban berbasis akrual diakui ketika hak atau kewajiban ekonomi timbul sesuai kebijakan akuntansi. Sementara itu, pendapatan-LRA dan belanja berkaitan dengan pelaksanaan anggaran. Perbedaan ini menjelaskan mengapa satu transaksi dapat mempunyai waktu pengakuan dan dampak yang berbeda pada laporan anggaran serta laporan finansial.
Kesalahan umum terjadi ketika seluruh kas masuk langsung dianggap pendapatan periode berjalan atau seluruh kas keluar dianggap beban. Uang muka, titipan, pembayaran kewajiban, perolehan aset, penyelesaian piutang, dan transaksi antarperiode memerlukan analisis yang tepat.
Alur penerimaan kas BLU
- Penetapan hak tagih: tarif, kontrak, layanan, atau dasar penerimaan diverifikasi.
- Penerimaan: pembayaran masuk melalui kanal dan rekening yang sah.
- Identifikasi: penerimaan dicocokkan dengan pembayar, layanan, invoice, atau piutang.
- Pencatatan: transaksi dipetakan ke akun dan periode yang tepat.
- Rekonsiliasi: catatan sistem dibandingkan dengan mutasi bank dan dokumen operasional.
- Tindak lanjut: selisih, penerimaan tidak dikenal, atau piutang lewat jatuh tempo diselesaikan.
Alur pengeluaran kas BLU
- Unit mengajukan kebutuhan dengan dokumen dan ketersediaan anggaran.
- Pejabat berwenang memverifikasi substansi, harga, kontrak, pajak, dan kelengkapan.
- Persetujuan dilakukan sesuai batas kewenangan dan pemisahan tugas.
- Pembayaran dilakukan ke penerima yang tervalidasi melalui rekening yang sah.
- Bukti pembayaran, penerimaan barang/jasa, dan potongan pajak dicatat serta diarsipkan.
- Transaksi direkonsiliasi dengan bank, buku besar, utang, aset, atau persediaan.
Pengendalian minimum yang perlu tersedia
- pemisahan fungsi pemohon, pemeriksa, penyetuju, pembayar, dan pencatat;
- daftar rekening serta pengguna sistem yang diperbarui;
- batas kewenangan dan persetujuan berjenjang;
- validasi identitas rekening penerima;
- nomor dokumen berurutan dan jejak audit;
- rekonsiliasi bank secara rutin oleh pihak yang independen dari pembayaran;
- pengamanan kas, token, tanda tangan elektronik, dan akses aplikasi; serta
- pemantauan transaksi tidak biasa dan tindak lanjut selisih.
Dokumen yang perlu dijaga
Dokumen dapat berbeda menurut jenis transaksi, tetapi umumnya mencakup kontrak atau dasar tagihan, invoice, kuitansi, bukti layanan atau serah terima, persetujuan, bukti transfer, dokumen pajak, mutasi bank, rekonsiliasi, serta jurnal koreksi bila diperlukan. Arsip perlu mudah ditelusuri dari laporan ke dokumen dan sebaliknya.
Rekonsiliasi sebagai titik kendali
Rekonsiliasi bukan hanya mencocokkan saldo akhir. Tim perlu menelusuri transaksi dalam perjalanan, biaya bank, penerimaan belum teridentifikasi, cek atau pembayaran tertunda, duplikasi, salah akun, dan salah periode. Setiap selisih harus mempunyai penjelasan, penanggung jawab, batas penyelesaian, dan bukti tindak lanjut.
Checklist evaluasi
- Apakah seluruh rekening tercatat dan disetujui?
- Apakah setiap transaksi dapat ditelusuri ke dokumen sumber?
- Apakah tugas yang tidak kompatibel sudah dipisahkan?
- Apakah rekonsiliasi dilakukan tepat waktu dan direviu?
- Apakah piutang serta kewajiban dipantau sampai selesai?
- Apakah koreksi jurnal mempunyai alasan dan persetujuan?
- Apakah hak akses dinonaktifkan segera ketika pegawai berpindah tugas?
Referensi resmi
- PMK Nomor 128 Tahun 2024 tentang Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan BLU
- PMK Nomor 232/PMK.05/2022 tentang Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Instansi
- PMK Nomor 76 Tahun 2025 tentang Perubahan Kedua Pedoman Pengelolaan BLU
Bangun proses kas BLU yang tertib, aman, dan siap dilaporkan.