Temuan audit kearsipan sering sudah dituangkan dalam laporan, tetapi berhenti sebagai daftar kekurangan. Unit yang diperiksa mengirim foto, salinan dokumen, atau pernyataan “sudah diperbaiki”, sedangkan tim pengawasan belum dapat memastikan apakah penyebab masalah benar-benar ditangani. Tanpa kriteria penutupan yang jelas, temuan lama dapat muncul kembali pada pemeriksaan berikutnya.
Tindak lanjut audit kearsipan perlu menghubungkan lima unsur: fakta yang ditemukan, bukti awal, akar masalah, tindakan korektif, dan bukti hasil. Status “selesai” baru layak diberikan apabila tindakan telah dilaksanakan, hasilnya dapat diuji, penanggung jawabnya jelas, dan risiko berulang telah dikendalikan. Mengirim dokumen tambahan saja belum tentu menutup temuan bila praktik pengelolaannya tidak berubah.
Mulai dari rumusan temuan yang dapat diuji
Temuan yang terlalu umum—misalnya “pengelolaan arsip belum tertib”—sulit ditindaklanjuti. Rumusan perlu menunjukkan kondisi, kriteria, bukti, akibat atau risiko, serta unit yang bertanggung jawab. Dengan begitu, perbaikan tidak berubah menjadi kegiatan seremonial yang tidak menjawab masalah.
Peraturan ANRI Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan menjadi rujukan penting untuk memahami pengawasan kearsipan, instrumen audit, dan pelaporan. Penerapannya tetap perlu dibaca bersama ketentuan kearsipan lain serta kebijakan internal instansi.
Tim perlu memperkuat audit dan tindak lanjut pengelolaan arsip?
Pelajari program Bimtek Manajemen Kearsipan untuk membahas pemeriksaan bukti, penataan proses, serta pengendalian tindak lanjut.
Bedakan bukti pelaksanaan dan bukti efektivitas
Bukti pelaksanaan menunjukkan bahwa tindakan telah dilakukan: surat tugas diterbitkan, klasifikasi diperbarui, daftar arsip dibuat, atau petugas mengikuti pembinaan. Bukti efektivitas menunjukkan bahwa tindakan tersebut menghasilkan perubahan: arsip dapat ditemukan kembali, retensi diterapkan konsisten, akses tercatat, dan kesalahan yang sama tidak muncul pada sampel berikutnya.
Perbedaan ini penting. Surat tugas baru, misalnya, belum membuktikan bahwa alur penciptaan dan pemberkasan arsip telah berjalan. Tim perlu menguji sampel setelah perbaikan, bukan hanya menerima dokumen kebijakan.
Alur enam langkah untuk menutup temuan
- Validasi fakta awal. Pastikan objek, periode, lokasi, dan sampel yang mendasari temuan telah dicatat dengan tepat.
- Temukan akar masalah. Pisahkan masalah aturan, kompetensi, pembagian peran, sarana, aplikasi, dan pengawasan rutin.
- Tentukan keluaran perbaikan. Nyatakan dokumen atau perubahan proses yang harus tersedia.
- Tetapkan indikator hasil. Jelaskan cara menguji bahwa perbaikan berjalan, bukan sekadar selesai dibuat.
- Uji bukti dan sampel ulang. Bandingkan kondisi setelah tindakan dengan kriteria serta risiko awal.
- Tentukan status. Gunakan status terbatas: selesai, perlu penyempurnaan, belum ditindaklanjuti, atau tidak dapat diverifikasi.
Contoh ilustratif: arsip sulit ditemukan kembali
Contoh ilustratif: auditor menemukan lima dari sepuluh berkas kontrak tidak dapat ditemukan dalam waktu yang wajar. Unit menindaklanjuti dengan membuat daftar berkas dan menunjuk petugas. Bukti tersebut menunjukkan tindakan sudah dimulai, tetapi belum cukup untuk menutup temuan. Tim kemudian mengambil sampel baru, memeriksa kesesuaian daftar dengan lokasi fisik/digital, serta mencatat waktu temu kembali. Jika hasil sampel membaik dan prosedur diterapkan pada berkas baru, efektivitas tindakan lebih dapat dipertanggungjawabkan.
Format kartu kendali tindak lanjut
Kartu kendali dapat disusun dalam satu halaman untuk setiap temuan. Isinya tidak perlu panjang, tetapi harus memungkinkan orang lain memahami keputusan tanpa mengulang audit dari awal.
- nomor dan rumusan temuan;
- kriteria serta bukti awal;
- akar masalah yang disepakati;
- tindakan, penanggung jawab, dan tenggat;
- bukti pelaksanaan yang diterima;
- cara serta hasil uji efektivitas;
- status, tanggal keputusan, dan catatan risiko tersisa.
Kapan temuan belum boleh ditutup?
Temuan belum layak ditutup bila bukti tidak berhubungan dengan kondisi awal, hanya berupa rencana, tidak mencakup unit yang bermasalah, atau belum diuji pada arsip yang tercipta setelah perbaikan. Temuan juga perlu tetap terbuka ketika dokumen terlihat lengkap tetapi praktik penyimpanan, akses, penyusutan, atau pemeliharaannya belum berubah.
Tanya Admin
Temuan audit berulang meskipun dokumen perbaikan sudah dikirim?
Sampaikan jenis temuan dan bukti yang tersedia agar kebutuhan pembahasan dapat diarahkan pada akar masalah dan uji efektivitas.
Batas penerapan
Panduan ini membantu menyusun kendali tindak lanjut, bukan menggantikan instrumen audit resmi atau keputusan lembaga kearsipan. Ruang lingkup, nilai, indikator, dan status hasil pengawasan harus diverifikasi pada Peraturan ANRI Nomor 6 Tahun 2019, ketentuan yang berlaku, pedoman instansi, serta pejabat yang berwenang. Untuk arsip dengan klasifikasi keamanan atau nilai guna khusus, akses bukti juga harus mengikuti pembatasan yang berlaku.
Rujukan resmi
- Peraturan ANRI Nomor 6 Tahun 2019 — JDIH BPK
- JDIH Arsip Nasional Republik Indonesia
- Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Program Pelatihan
Perlu menata tindak lanjut audit kearsipan?
Tim dapat membahas rumusan temuan, akar masalah, bukti perbaikan, dan cara menguji efektivitas menggunakan kasus sesuai kebutuhan instansi.
✔ Jadwal & kota fleksibel · ✔ Undangan dan surat penawaran resmi · ✔ Sertifikat peserta