Arsip yang frekuensi penggunaannya menurun tidak boleh langsung dipindahkan hanya karena ruang kerja sudah penuh. Unit pengolah perlu memeriksa jadwal retensi, menyamakan daftar dengan fisik arsip, memberi identitas pada boks, dan memastikan serah terima dapat dibuktikan. Tanpa kendali tersebut, arsip mudah salah lokasi, sulit ditemukan kembali, atau tercampur dengan arsip yang belum memenuhi syarat.
Pemindahan arsip inaktif adalah perpindahan tanggung jawab pengelolaan dari unit pengolah ke unit kearsipan. Pelaksanaannya perlu didukung daftar arsip yang cocok dengan kondisi fisik, penataan boks dan label yang konsisten, serta berita acara yang ditandatangani pihak terkait. Daftar dan berita acara bukan pelengkap administratif; keduanya menjadi jejak kendali untuk penemuan kembali dan penyusutan berikutnya.
Dasar kerja yang perlu diperiksa
UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menjadi dasar penyelenggaraan kearsipan nasional. Pedoman ANRI mengenai penyusutan menjelaskan bahwa pemindahan arsip inaktif dilakukan dengan penandatanganan berita acara yang dilampiri daftar arsip yang dipindahkan. Praktik ANRI juga menunjukkan hasil penataan arsip inaktif diserahkan bersama daftar dalam bentuk cetak dan digital.
Instansi tetap perlu memeriksa jadwal retensi arsip, klasifikasi arsip, tata naskah dinas, pedoman internal, serta kewenangan unit pengolah dan unit kearsipan yang berlaku di lingkungannya.
Tim perlu menyamakan cara kerja?
Pelajari program Bimtek Manajemen Kearsipan untuk membahas penataan, pemindahan, penemuan kembali, dan penyusutan sesuai kebutuhan instansi.
Checklist sebelum arsip meninggalkan unit pengolah
| Kendali | Pertanyaan pemeriksaan | Bukti minimum |
|---|---|---|
| Status inaktif | Apakah arsip telah memasuki masa inaktif menurut JRA dan penggunaan aktual? | JRA, hasil pemeriksaan frekuensi penggunaan, persetujuan unit |
| Daftar arsip | Apakah uraian, kurun waktu, jumlah, kondisi, dan nomor boks cocok dengan fisik? | Daftar arsip inaktif yang telah diverifikasi |
| Boks dan label | Apakah setiap boks mempunyai identitas unik yang terbaca dan konsisten? | Nomor boks, kode klasifikasi, rentang isi, lokasi simpan |
| Serah terima | Apakah pihak, tanggal, jumlah, lampiran, dan tanggung jawab sudah jelas? | Berita acara dan daftar arsip terlampir |
| Pembaruan lokasi | Apakah sistem atau register menunjukkan lokasi baru dan petugas penanggung jawab? | Register pemindahan dan peta lokasi simpan |
Menyamakan daftar dengan fisik arsip
Pemeriksaan dilakukan dari dua arah. Pertama, ambil setiap baris dalam daftar lalu temukan fisiknya. Kedua, ambil sampel boks dan telusuri kembali seluruh isi ke dalam daftar. Cara dua arah mencegah arsip tercatat tetapi tidak ada, sekaligus mencegah arsip berada di boks tanpa tercatat.
- Gunakan nomor berkas dan nomor boks yang tidak berulang.
- Tulis kurun waktu berdasarkan isi, bukan hanya tahun pemindahan.
- Catat kondisi fisik, media khusus, dan pembatasan akses.
- Pisahkan duplikasi serta bahan nonarsip sesuai prosedur; jangan memusnahkan pada tahap pemeriksaan ini.
Contoh ilustratif: satu boks dengan dua nomor berbeda
Contoh ilustratif: daftar unit pengolah mencatat boks 014, sedangkan label fisiknya tertulis 041. Tim tidak langsung mengganti label. Mereka memeriksa isi, nomor berkas, daftar lama, dan boks di sekitarnya. Setelah diketahui sebagai kesalahan pengetikan, koreksi dilakukan pada daftar dan label dengan jejak paraf pemeriksa.
Kasus tersebut tampak sederhana, tetapi tanpa jejak koreksi dapat menimbulkan dua lokasi semu. Prinsipnya: setiap perubahan identitas harus dapat dijelaskan siapa yang mengubah, kapan, dan berdasarkan pemeriksaan apa.
Susunan berita acara yang memudahkan audit
- Identitas unit pengolah dan unit kearsipan.
- Dasar dan tujuan pemindahan.
- Tanggal serta tempat serah terima.
- Jumlah berkas, boks, media, dan kurun waktu.
- Pernyataan bahwa daftar arsip menjadi lampiran yang tidak terpisahkan.
- Catatan kondisi atau pengecualian yang masih harus diselesaikan.
- Nama, jabatan, dan tanda tangan pihak yang menyerahkan serta menerima.
Perlu membahas kasus pemindahan arsip di instansi Anda?
Sampaikan jenis instansi, kondisi arsip, perkiraan volume, dan kendala utama agar kebutuhan materi dapat dipetakan.
Batas penerapan
Checklist ini merupakan alat bantu kerja umum. Format daftar, persetujuan, kewenangan, perlakuan arsip terjaga, media elektronik, dan prosedur pemindahan harus diverifikasi terhadap peraturan ANRI, JRA, klasifikasi arsip, sistem keamanan, serta pedoman internal instansi. Arsip yang masih terkait pemeriksaan, sengketa, atau kewajiban lain perlu mendapatkan penilaian khusus dari pejabat berwenang.
Rujukan resmi
- UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
- Pedoman ANRI yang memuat pemindahan arsip inaktif, daftar arsip, dan berita acara.
- Contoh serah terima hasil penataan arsip inaktif oleh ANRI.
Tertibkan pemindahan sebelum arsip masuk pusat arsip
Materi pelatihan dapat diarahkan pada verifikasi daftar, penomoran boks, berita acara, pemetaan lokasi, dan penemuan kembali sesuai kondisi instansi.