Bimtek Penyelarasan Regulasi dan Dokumen Pemerintahan Desa

Perubahan Undang-Undang Desa perlu ditindaklanjuti dengan pemeriksaan yang sistematis terhadap regulasi, dokumen perencanaan, pembagian tugas, dan tata kerja pemerintahan desa. Tanpa penyelarasan, aparatur dapat menjalankan prosedur lama yang tidak lagi sesuai atau menggunakan dokumen yang saling bertentangan.

Bimtek Penyelarasan Regulasi dan Dokumen Pemerintahan Desa dirancang untuk membantu pemerintah desa, BPD, kecamatan, dan perangkat daerah menyusun langkah transisi setelah berlakunya Undang-Undang Nomor 3 Tahun 2024 sebagai perubahan kedua atas Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa.

Mengapa dokumen pemerintahan desa perlu diselaraskan?

Perubahan undang-undang tidak otomatis membuat seluruh dokumen di desa ikut berubah. Pemerintah desa masih perlu menginventarisasi Peraturan Desa, Peraturan Kepala Desa, keputusan, standar operasional, dokumen perencanaan, administrasi, serta pola hubungan kerja yang selama ini digunakan.

Penyelarasan bukan berarti mengganti semua dokumen sekaligus. Langkah yang tepat adalah menentukan dokumen mana yang masih sesuai, mana yang perlu direvisi, dan mana yang harus dicabut atau diganti. Dengan cara ini, perubahan dilakukan berdasarkan risiko dan prioritas, bukan sekadar memenuhi formalitas.

Landasan hukum yang perlu dibaca sebagai satu kesatuan

• Undang-Undang Nomor 3 Tahun 2024 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa;
• Peraturan Pemerintah Nomor 43 Tahun 2014 tentang Peraturan Pelaksanaan Undang-Undang Desa, sebagaimana telah diubah dengan PP Nomor 47 Tahun 2015 dan PP Nomor 11 Tahun 2019; dan
• peraturan teknis mengenai kewenangan, administrasi, perencanaan, keuangan, aset, BUM Desa, serta kelembagaan desa yang relevan dengan kebutuhan peserta.

Peserta dilatih membaca hubungan antarperaturan dan menandai ketentuan yang berdampak langsung pada dokumen kerja. Materi tidak menyimpulkan bahwa seluruh aturan turunan berubah secara otomatis; status dan relevansi setiap rujukan tetap harus diperiksa.

Tahapan penyelarasan yang dipelajari

1. Inventarisasi regulasi dan dokumen

Tahap pertama adalah membuat daftar Perdes, Perkades, keputusan, SOP, surat penugasan, dokumen kelembagaan, dan administrasi utama. Setiap dokumen dicatat nomor, tanggal, dasar hukum, penanggung jawab, fungsi, serta unit yang menggunakannya.

2. Pemeriksaan dasar hukum dan substansi

Peserta memeriksa apakah dasar hukum masih berlaku, telah diubah, atau memiliki aturan pelaksana baru. Setelah itu, substansi dokumen dibandingkan dengan ketentuan yang relevan. Pemeriksaan ini penting karena sebuah dokumen dapat memakai dasar hukum lama, tetapi sebagian isinya masih dapat dipertahankan setelah disesuaikan.

3. Pemetaan kewenangan dan penanggung jawab

Setiap proses perlu mempunyai pemilik yang jelas. Peserta memetakan peran Kepala Desa, perangkat desa, BPD, pelaksana kegiatan, pengelola keuangan, lembaga kemasyarakatan, dan unsur masyarakat. Hasil pemetaan digunakan untuk mengurangi tumpang tindih peran serta memperjelas alur koordinasi dan pengawasan.

4. Penyelarasan perencanaan dan penganggaran

RPJM Desa, RKP Desa, APB Desa, serta dokumen pelaksanaan harus menunjukkan hubungan yang dapat ditelusuri. Perubahan kebijakan perlu diterjemahkan ke dalam prioritas, indikator, kegiatan, pembiayaan, dan penanggung jawab. Pembahasan lebih teknis tersedia pada pelatihan penyusunan RPJM Desa dan APB Desa.

5. Penyesuaian administrasi dan SOP

Formulir, buku administrasi, alur persetujuan, daftar periksa, serta standar waktu pelayanan perlu mengikuti proses yang benar. Peserta menyusun daftar perubahan agar pembaruan dokumen tidak berhenti pada naskah peraturan, tetapi benar-benar diterapkan dalam pekerjaan harian.

6. Konsultasi, pembahasan, dan penetapan

Dokumen yang berdampak pada banyak pihak perlu dibahas dengan pemangku kepentingan yang tepat. Bimtek membantu peserta membedakan dokumen yang dapat disempurnakan secara administratif dari dokumen yang memerlukan pembahasan, evaluasi, fasilitasi, atau penetapan sesuai kewenangan.

7. Sosialisasi dan pengendalian penerapan

Setelah dokumen ditetapkan, aparatur dan masyarakat perlu memahami perubahan yang berpengaruh pada pelayanan. Peserta menyiapkan rencana sosialisasi, daftar tindak lanjut, penanggung jawab, tenggat, serta cara memantau kendala penerapan.

Contoh keluaran yang dapat disusun peserta

• matriks inventarisasi regulasi dan dokumen desa;
• daftar dokumen yang dipertahankan, direvisi, atau diganti;
• peta peran Pemerintah Desa, BPD, dan unsur terkait;
• daftar ketidaksesuaian antara aturan, SOP, dan praktik kerja;
• rencana tindak lanjut beserta penanggung jawab dan tenggat;
• bahan sosialisasi perubahan bagi aparatur dan masyarakat.

Kesalahan yang perlu dihindari

Penyelarasan sering kurang efektif ketika hanya mengganti nomor peraturan dalam konsiderans tanpa memeriksa substansi. Kesalahan lain adalah mengubah dokumen tanpa melibatkan unit yang menjalankannya, membiarkan istilah dan pembagian tugas tidak konsisten, atau tidak menyiapkan mekanisme transisi.

Peserta diarahkan menggunakan bukti, daftar periksa, dan alur persetujuan yang jelas. Dengan demikian, setiap perubahan dapat dijelaskan alasan, dasar, dampak, dan pihak yang bertanggung jawab.

Siapa yang perlu mengikuti kegiatan ini?

• Kepala Desa, sekretaris desa, dan perangkat desa;
• anggota serta sekretariat BPD;
• camat dan aparatur kecamatan;
• perangkat daerah yang membina pemerintahan desa;
• pendamping dan tenaga yang membantu penataan administrasi desa.

Jadwal Bimtek dan Diklat

Peserta dapat memilih jadwal dan kota pelaksanaan sesuai kebutuhan. Jadwal reguler tetap dapat diselenggarakan meskipun jumlah peserta terbatas, sepanjang pendaftaran dan ketentuan administrasi telah dipenuhi.

Jadwal Bimtek dan Diklat

Pelaksanaan khusus untuk instansi

Instansi dapat mengajukan kelas khusus menggunakan contoh regulasi dan dokumen kerja dari daerahnya. Materi, waktu, tempat, serta fokus pembahasan dapat disesuaikan setelah kebutuhan dikonsultasikan dengan tim penyelenggara.