Bimtek Kearsipan Elektronik dan Pengelolaan Arsip Digital Pemerintah

Kearsipan elektronik bukan sekadar memindai dokumen kertas lalu menyimpannya dalam folder komputer. Sistem yang baik harus menjaga keautentikan, keutuhan, keterpercayaan, ketersediaan, keamanan, serta konteks arsip sejak diciptakan sampai disusutkan.

Bimtek Kearsipan Elektronik bagi Instansi Pemerintah membantu arsiparis, pengelola persuratan, administrator aplikasi, sekretariat, unit pengolah, unit kearsipan, dan pengelola SPBE membangun proses digital yang tertib.

Perbedaan dokumen digital dan arsip elektronik

Tidak semua file otomatis menjadi arsip yang dikelola dengan baik. Arsip elektronik berkaitan dengan kegiatan atau transaksi organisasi dan harus memiliki konteks, struktur, isi, serta metadata yang cukup. File perlu ditempatkan dalam sistem yang mengatur penciptaan, pemberkasan, penggunaan, akses, retensi, penyusutan, dan pemeliharaan.

Komponen sistem kearsipan elektronik

• Tata naskah dinas: mengatur bentuk, kewenangan, penandatanganan, distribusi, dan pengamanan naskah.
• Klasifikasi arsip: mengelompokkan arsip berdasarkan fungsi dan kegiatan.
• Sistem klasifikasi keamanan dan akses: menentukan siapa yang dapat melihat atau mengelola arsip.
• Jadwal retensi arsip: menentukan masa simpan dan nasib akhir arsip.
• Metadata: mencatat pencipta, waktu, kegiatan, versi, hubungan, status, dan jejak tindakan.
• Aplikasi dan infrastruktur: mendukung registrasi, alur kerja, pencarian, penyimpanan, pencadangan, dan audit.

Tahapan penerapan

1. petakan proses bisnis, jenis naskah, dan arsip yang dihasilkan;
2. tetapkan instrumen pengelolaan arsip dan kewenangan;
3. identifikasi arsip vital, arsip terjaga, serta informasi yang dibatasi;
4. rancang struktur klasifikasi, metadata, dan pemberkasan;
5. atur pembuatan, penerimaan, registrasi, distribusi, dan penutupan berkas;
6. tetapkan akses, autentikasi, pencatatan aktivitas, dan perlindungan data;
7. siapkan pencadangan, pemulihan bencana, migrasi format, dan pemeliharaan;
8. lakukan penyusutan berdasarkan jadwal retensi dan persetujuan yang diperlukan;
9. audit kepatuhan serta tingkatkan kompetensi pengguna.

Alih media bukan sekadar scanning

Pemindaian harus memperhatikan tujuan, kualitas hasil, kelengkapan, keterbacaan, penamaan, metadata, pengendalian versi, dan hubungan dengan arsip asal. Organisasi juga perlu menetapkan prosedur pemeriksaan hasil, berita acara, penyimpanan arsip fisik, dan penggunaan hasil alih media.

Keamanan dan keberlanjutan

Risiko arsip elektronik mencakup akses tanpa hak, perubahan tidak sah, kehilangan, malware, kerusakan media, kegagalan sistem, format usang, dan ketergantungan pada satu aplikasi. Pengendalian perlu menggabungkan kebijakan, pembagian hak akses, autentikasi, log aktivitas, enkripsi bila diperlukan, pencadangan, pengujian pemulihan, serta rencana migrasi.

SRIKANDI dan integrasi SPBE

Penerapan aplikasi kearsipan dinamis terintegrasi perlu disertai penataan proses, peran, klasifikasi, akses, dan retensi. Aplikasi tidak akan menyelesaikan masalah bila unit kerja tetap menyimpan arsip tanpa struktur atau tidak menutup berkas secara tertib. Materi diklat perlu menghubungkan penggunaan aplikasi dengan tata kelola kearsipan dan SPBE.

Kesalahan yang perlu dihindari

• menyamakan penyimpanan cloud biasa dengan sistem kearsipan;
• menggunakan folder pribadi tanpa klasifikasi organisasi;
• tidak mengatur versi dan hak akses;
• menyimpan semua arsip selamanya tanpa retensi;
• menghapus file tanpa prosedur penyusutan;
• tidak menguji pencadangan dan pemulihan;
• mengabaikan arsip dalam email, aplikasi percakapan, dan sistem layanan.

Pengelolaan digital perlu terhubung dengan program Bimtek Kearsipan Daerah dan materi tata naskah dinas agar siklus informasi organisasi tidak terputus.

Dasar regulasi

Kerangka utama meliputi UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, PP Nomor 28 Tahun 2012, serta kebijakan SPBE dan pedoman ANRI yang relevan. Informasi implementasi dapat diperiksa melalui Arsip Nasional Republik Indonesia.

Jadwal Bimtek Kearsipan Elektronik

Peserta dapat memilih jadwal dan kota pelaksanaan yang tersedia.

Jadwal Bimtek dan Diklat