Standar operasional prosedur atau lazim disingkat SOP merupakan rangkaian instruksi tertulis yang telah dibakukan. Isi dari sebuah SOP umumnya mengenai proses penyelenggaraan kegiatan administrasi di lembaga pemerintahan. Diantaranya meliputi bagaimana, kapan, dimana dan oleh siapa kegiatan administrasi tersebut harus dilakukan.
Baru-baru ini, pelaksanaan kegiatan administrasi di lembaga pemerintahan seolah mendapatkan angin segar. Pasalnya, surat deputi bidang pengembangan dan pembinaan SDM LKPP mengenai standar operasional prosedur untuk pembinaan unit layanan pengadaan (ULP) telah terbit. Meskipun surat tersebut berpotensi memudahkan jalannya kegiatan administrasi, tetapi terdapat tantangan besar yang harus dihadapi.
Penyusunan SOP ULP / KLDI
Tantangan terbesar yang harus dihadapi oleh masing-masing lembaga pemerintahan adalah bagaimana mengaplikasikan SOP. Penerapannya dalam ranah operasional dapat dilakukan secara efektif dan efisien pada setiap ULP / KLDI seluruh Indonesia. Mengingat begitu keberadaannya yang begitu penting, maka pejabat pemerintahan perlu memahami teknik penyusunan SOP ULP/KLDI.
Pejabat di lembaga ULP dapat mulai belajar teknik menyusun SOP dengan terlebih dahulu memahami dokumen yang sudah terbit. Berikut ini adalah kelima dokumen yang telah terbit dan berstatus dibakukan pada lembaga pemerintahan. Secara garis besar kelima SOP ULP/KLDI tersebut mengatur mengenai pengadaan barang dan jasa.
Dalam rangka memantapkan pemahaman mengenai SOP ULP/KLDI maka kami akan mengadakan Bimtek / Diklat Barang dan Jasa Pemerintah tentang “Teknik Penyusunan SOP ULP / KLDI“ pada:
[TABS_R id=333][table id=13 /]
Lima standar operasional prosedur ULP/KLDI yang sudah diterbitkan
1. SOP mengenai rencana umum pengadaan.
2. SOP tentang penyusunan rencana pelaksanaan pengadaan.
3. SOP dalam hal prosedur permintaan user id/password anggota pokja ULP.
4. SOP soal pengumuman lelang beserta penerimaan dokumen penawaran.
5. SOP yang mengatur pemilihan penyedia barang dan jasa.
Fungsi dari standar operasional prosedur (SOP) di lembaga ULP/KLDI adalah sebagai pedoman dalam pelaksanaan teknis pengadaan barang/jasa. Jadi, setiap pejabat di lembaga ULP perlu memahaminya secara komprehensif apalagi mereka yang bernaung di bawah unit layanan pengadaan. Langkah ini bertujuan agar setiap pejabat yang berkecimpung di bidang pengadaan dapat melakukan tugasnya dengan baik dan benar.
Kriteria yang dapat digunakan untuk menilai baik dan benarnya proses pengadaan adalah terstruktur, sistematis dan dapat dipertanggung jawabkan. Dalam rangka mewujudkan hasil pengadaan dengan tiga kriteria tersebut, maka setiap pejabat unit layanan pengadaan perlu dibekali dengan diklat mengenai teknik penyusunan SOP ULP/KLDI.
Pemahaman mengenai teknik menyusun standar operasional prosedur di lembaga ULP/KLDI adalah salah satu solusi terbaik guna menyempurnakan praktek pengadaan barang/jasa. Penyempurnaan praktek pengadaan barang/jasa dapat dimulai dengan memahami kelima SOP yang telah berlaku tersebut. Jika pejabat telah menguasai kelimanya, maka pemahaman terhadap SOP berikutnya juga makin mudah.
Jadi, kinerja dari pejabat di lembaga pemerintahan khususnya di unit layanan pengadaan semakin efektif dan efisien karena sesuai dengan prosedur. Akibatnya, pengadaan barang/jasa pada setiap lembaga pemerintahan dapat dirasakan kebermanfaatannya karena memang tepat guna. Hasilnya, anggaran dana untuk pengadaan barang/jasa dapat teralokasikan secara tepat.