Bimtek Teknik Penyusunan SOP UKPBJ

Standar Operasional Prosedur (SOP) membantu Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa (UKPBJ) menjalankan layanan secara konsisten, terukur, dan dapat diaudit. Istilah ULP/KLDI yang digunakan pada naskah lama kini perlu dibaca dalam konteks kelembagaan UKPBJ pada kementerian, lembaga, dan pemerintah daerah.

Bimtek Teknik Penyusunan SOP UKPBJ ditujukan bagi pimpinan UKPBJ, pengelola pengadaan, pokja pemilihan, pejabat pengadaan, PPK, pengelola LPSE, bagian organisasi, pengelola risiko, dan APIP.

Mengapa SOP UKPBJ perlu diperbarui?

SOP yang dibuat ketika organisasi masih menggunakan struktur ULP dapat tidak lagi sesuai dengan pembagian peran, sistem elektronik, kebijakan pengadaan, dan kebutuhan pengendalian saat ini. Pembaruan diperlukan ketika regulasi, struktur organisasi, aplikasi, kewenangan, risiko, atau alur pelayanan berubah.

Prinsip SOP yang dapat diterapkan

• memiliki tujuan dan keluaran yang jelas;
• menunjukkan pemilik proses serta pihak yang terlibat;
• menguraikan tahapan, waktu, dokumen, sistem, dan titik keputusan;
• membedakan pelaksana, pemeriksa, pemberi persetujuan, dan penerima informasi;
• memuat pengendalian atas risiko utama;
• dapat diukur, diuji, dan diperbaiki.

Tahapan penyusunan SOP UKPBJ

1. Tetapkan ruang lingkup: pilih proses yang akan dibakukan.
2. Petakan proses berjalan: wawancarai pelaksana dan periksa dokumen serta sistem.
3. Identifikasi masalah: temukan duplikasi, keterlambatan, kewenangan kabur, atau bukti yang tidak tersimpan.
4. Rancang proses yang diharapkan: selaraskan dengan regulasi dan struktur organisasi.
5. Tetapkan peran: gunakan matriks tanggung jawab agar keputusan tidak tumpang tindih.
6. Susun diagram dan uraian: cantumkan langkah, pelaksana, mutu baku, waktu, dan keluaran.
7. Uji coba: simulasikan kasus normal serta pengecualian.
8. Sahkan dan sosialisasikan: tetapkan kewenangan, media publikasi, serta waktu berlaku.
9. Evaluasi: ukur kepatuhan dan efektivitas, kemudian revisi bila diperlukan.

Contoh SOP prioritas

• perencanaan dan konsolidasi pengadaan;
• reviu dokumen persiapan;
• penetapan dan distribusi paket kepada pokja;
• pemilihan penyedia dan pengelolaan sanggah;
• pengadaan langsung dan penunjukan langsung;
• pengelolaan kontrak dan perubahan pekerjaan;
• pengelolaan katalog elektronik dan e-purchasing;
• layanan LPSE dan pengelolaan akses;
• pengaduan, benturan kepentingan, dan pelaporan;
• pengelolaan data, kinerja, risiko, serta pengembangan SDM PBJ.

Format minimum SOP

Kesalahan yang sering terjadi

• menyalin SOP instansi lain tanpa menyesuaikan organisasi;
• menggunakan istilah dan dasar hukum yang sudah berubah;
• alur tidak sesuai praktik atau sistem elektronik;
• tidak ada batas waktu dan bukti keluaran;
• satu pihak menjadi pelaksana sekaligus pemeriksa tanpa pengendalian;
• SOP disahkan tetapi tidak diuji dan dievaluasi.

SOP dapat dihubungkan dengan materi pengadaan tanpa tender, penyusunan kontrak, dan audit pengadaan.

Rujukan resmi

Kerangka SOP perlu diselaraskan dengan Perpres Nomor 46 Tahun 2025, pedoman kelembagaan dan kematangan UKPBJ, serta pedoman pelaksanaan pengadaan yang tersedia pada JDIH LKPP.

Jadwal Bimtek Penyusunan SOP UKPBJ

Peserta dapat memilih jadwal dan kota yang tersedia.