Bimtek Mekanisme Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Tanpa Tender

Pengadaan barang/jasa pemerintah tanpa tender merupakan bagian dari mekanisme pengadaan melalui penyedia yang dapat digunakan apabila syarat, nilai, karakter kebutuhan, dan metode pemilihannya sesuai dengan ketentuan. Istilah “tanpa tender” tidak berarti proses boleh dilakukan tanpa perencanaan, dokumentasi, pembandingan kewajaran harga, atau pertanggungjawaban.

Bimtek Mekanisme Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Tanpa Tender membantu PA/KPA, PPK, pejabat pengadaan, pokja pemilihan, bendahara, APIP, dan pengelola kontrak memahami pilihan metode serta batas tanggung jawabnya.

Apa yang dimaksud pengadaan tanpa tender?

Dalam praktik pengadaan pemerintah, kebutuhan tertentu dapat dipenuhi melalui metode selain tender, antara lain e-purchasing, pengadaan langsung, penunjukan langsung, atau tender cepat sesuai kondisi dan ketentuan masing-masing. Pemilihan metode harus dimulai dari identifikasi kebutuhan, nilai paket, ketersediaan barang atau jasa, keadaan pasar, kompleksitas pekerjaan, serta kondisi khusus yang dapat dibuktikan.

Kesalahan yang sering terjadi adalah menganggap semua proses tanpa tender sama. Padahal, kewenangan, dokumen, tahapan, dan alasan penggunaannya berbeda. Pejabat perlu dapat menjelaskan mengapa metode tertentu dipilih dan bagaimana prinsip efisien, efektif, transparan, terbuka, bersaing, adil, dan akuntabel tetap dijaga.

Metode yang perlu dibedakan

E-purchasing

E-purchasing dilakukan melalui sistem katalog elektronik untuk memenuhi kebutuhan barang/jasa yang tersedia. Pengguna tetap perlu memastikan spesifikasi, jumlah, waktu, lokasi, harga, dan kemampuan penyedia sesuai kebutuhan.

Pengadaan langsung

Pengadaan langsung digunakan dalam batas dan kondisi yang ditetapkan. Prosesnya tetap memerlukan persiapan, permintaan penawaran atau informasi harga, evaluasi kewajaran, negosiasi bila diperlukan, penetapan penyedia, dan dokumen kontrak atau bukti perjanjian yang sesuai.

Penunjukan langsung

Penunjukan langsung hanya dapat digunakan pada keadaan tertentu yang dibenarkan. Alasan dan buktinya harus dicatat secara memadai agar tidak berubah menjadi pilihan penyedia tanpa dasar.

Tender cepat

Tender cepat menggunakan informasi kinerja penyedia yang tersedia pada sistem pengadaan. Persyaratan teknis, volume, dan pekerjaan harus dapat dirumuskan secara jelas sehingga proses cepat tidak mengurangi kualitas hasil.

Tahapan kerja yang perlu dikuasai

1. Identifikasi kebutuhan: pastikan kebutuhan berhubungan dengan program, keluaran, dan pelayanan instansi.
2. Penyusunan spesifikasi atau KAK: rumuskan mutu, fungsi, jumlah, lokasi, waktu, serta hasil yang dapat diperiksa.
3. Perkiraan biaya: gunakan data yang dapat ditelusuri untuk menyusun HPS dan menguji kewajaran harga.
4. Penetapan metode: dokumentasikan alasan pemilihan e-purchasing, pengadaan langsung, penunjukan langsung, atau metode lain.
5. Pemilihan penyedia: periksa kompetensi, legalitas, kemampuan, harga, dan potensi benturan kepentingan.
6. Kontrak dan pelaksanaan: hubungkan ruang lingkup, prestasi, pembayaran, perubahan, sanksi, dan serah terima.
7. Dokumentasi dan evaluasi: simpan jejak keputusan serta evaluasi hasil pengadaan.

Dokumen yang perlu disiapkan

• dokumen perencanaan dan RUP;
• spesifikasi teknis atau kerangka acuan kerja;
• HPS beserta sumber datanya;
• dokumen pemilihan, penawaran, klarifikasi, evaluasi, dan negosiasi;
• penetapan penyedia dan bukti perjanjian;
• jaminan bila dipersyaratkan;
• laporan pelaksanaan, pemeriksaan hasil, pembayaran, dan serah terima; serta
• dokumentasi perubahan dan penyelesaian masalah.

Risiko yang perlu dihindari

• pemecahan paket untuk menghindari metode yang seharusnya digunakan;
• spesifikasi yang mengarah tanpa alasan teknis;
• data harga yang tidak memadai;
• penunjukan penyedia tanpa dasar keadaan tertentu;
• negosiasi yang tidak terdokumentasi;
• pembayaran yang tidak sesuai prestasi;
• konflik kepentingan dan komunikasi di luar mekanisme resmi; serta
• barang atau jasa diterima tidak sesuai mutu, jumlah, waktu, atau lokasi.

Materi terkait dapat diperdalam melalui teknik penyusunan kontrak pengadaan, audit pengadaan barang/jasa pemerintah, dan teknik penyusunan HPS/OE.

Dasar regulasi

Pembelajaran mengacu pada kerangka pengadaan pemerintah yang berlaku, termasuk Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2025 sebagai perubahan kedua atas Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018, serta Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2021 sebagaimana diubah dengan Peraturan LKPP Nomor 4 Tahun 2024. Ketentuan teknis perlu diperiksa kembali sesuai jenis dan waktu pelaksanaan paket.

Jadwal Bimtek Pengadaan Tanpa Tender

Peserta dapat memilih jadwal dan kota pelaksanaan yang tersedia. Kegiatan reguler tetap diselenggarakan sesuai ketentuan administrasi.

Jadwal Bimtek dan Diklat

Konsultasikan kebutuhan instansi

Materi dapat disesuaikan dengan peran peserta, jenis paket, dan persoalan nyata yang perlu dibahas.