Bimtek Tata Cara Pengadaan Barang/Jasa di Desa

Pengadaan barang/jasa di Desa bukan sekadar proses membeli kebutuhan. Setiap keputusan harus berangkat dari Rencana Kerja Pemerintah Desa dan APB Desa, menjawab kebutuhan masyarakat, memberi manfaat yang dapat dipertanggungjawabkan, serta mengikuti tata cara yang ditetapkan pemerintah kabupaten/kota.

Bimtek Tata Cara Pengadaan Barang/Jasa di Desa membantu Kepala Desa, perangkat Desa, pelaksana kegiatan anggaran, Tim Pelaksana Kegiatan (TPK), dan unsur terkait memahami alur kerja yang tertib sejak perencanaan hingga serah terima dan pelaporan.

Mengapa tata cara pengadaan di Desa perlu dipahami?

Belanja Desa dapat berupa material pembangunan, peralatan, jasa tenaga ahli, kebutuhan pelayanan masyarakat, maupun pekerjaan yang dilaksanakan secara swakelola. Kekeliruan pada penentuan kebutuhan, spesifikasi, harga, pemilihan penyedia, bukti transaksi, atau serah terima dapat menimbulkan pekerjaan yang tidak sesuai, pemborosan, konflik kepentingan, dan kesulitan saat pemeriksaan.

Karena itu, pengadaan perlu dipahami sebagai satu rangkaian. Perencanaan yang baik harus terhubung dengan anggaran; spesifikasi harus sesuai kebutuhan; pelaksanaan harus terdokumentasi; dan hasil pekerjaan harus diperiksa sebelum diterima serta dibayar.

Dasar regulasi yang perlu diperhatikan

Catatan: pada 2026 LKPP telah melakukan uji publik perubahan Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2019. Karena proses perubahan regulasi dapat berkembang, pelaksanaan kegiatan harus selalu memeriksa naskah peraturan terbaru dan Peraturan Bupati/Wali Kota yang berlaku.

Prinsip kerja yang harus dijaga

Pengadaan di Desa perlu dijalankan secara efisien, efektif, transparan, terbuka, bersaing, adil, dan akuntabel. Prinsip tersebut tidak berhenti sebagai istilah. Dalam praktik, prinsip itu terlihat dari kebutuhan yang dapat dijelaskan, harga yang wajar, kesempatan yang tidak diarahkan kepada pihak tertentu, dokumen yang dapat ditelusuri, serta hasil pekerjaan yang benar-benar diterima dan dimanfaatkan.

Siapa yang terlibat dalam pengadaan barang/jasa di Desa?

Pembagian peran harus merujuk pada peraturan daerah yang berlaku. Secara umum, tata kelola melibatkan Kepala Desa sebagai pemegang kekuasaan pengelolaan keuangan Desa; Kepala Seksi/Kepala Urusan yang menjalankan tugas pelaksana kegiatan anggaran; TPK yang membantu pelaksanaan pengadaan sesuai penugasan; masyarakat atau tenaga kerja dalam kegiatan swakelola; serta penyedia ketika kebutuhan diperoleh dari pihak luar.

Pemisahan peran penting agar pihak yang merencanakan, melaksanakan, memeriksa, dan menyetujui pembayaran tidak bekerja tanpa pengendalian. Susunan TPK, kewenangan, dan dokumen penetapannya harus mengikuti Peraturan Bupati/Wali Kota—bukan menggunakan asumsi bahwa seluruh anggota wajib berasal dari luar perangkat Desa.

Tahapan pengadaan barang/jasa di Desa

1. Perencanaan kebutuhan

Kebutuhan dirumuskan berdasarkan RKP Desa dan APB Desa. Pada tahap ini perlu dipastikan manfaat, volume, lokasi, keluaran, perkiraan biaya, jadwal, serta keterkaitannya dengan kegiatan Desa. Kebutuhan tidak seharusnya muncul mendadak tanpa dasar perencanaan.

2. Persiapan pengadaan

Persiapan mencakup penyusunan spesifikasi teknis atau kerangka acuan kerja, perhitungan harga, rancangan jadwal, penentuan cara pengadaan, dan dokumen pendukung. Spesifikasi harus cukup jelas untuk menjamin mutu, tetapi tidak diarahkan pada merek atau penyedia tertentu tanpa alasan yang sah.

3. Menentukan swakelola atau melalui penyedia

Swakelola dapat dipilih ketika sumber daya dan kemampuan masyarakat Desa dapat digunakan secara efektif. Pengadaan melalui penyedia digunakan ketika barang/jasa tidak dapat dipenuhi secara swakelola atau memerlukan kemampuan khusus. Pemilihan cara pengadaan perlu didukung alasan dan dicatat dalam dokumen kegiatan.

4. Pelaksanaan dan pengendalian

Selama pelaksanaan, pelaksana kegiatan perlu menjaga kesesuaian volume, mutu, waktu, harga, dan bukti transaksi. Perubahan pekerjaan tidak boleh dilakukan hanya melalui kesepakatan lisan. Setiap perubahan yang dibenarkan perlu dicatat dan disetujui sesuai kewenangan.

5. Pemeriksaan, serah terima, dan pembayaran

Barang atau hasil pekerjaan diperiksa sebelum serah terima. Pemeriksaan perlu memastikan kesesuaian dengan spesifikasi, jumlah, kondisi, lokasi, dan waktu. Pembayaran dilakukan berdasarkan dokumen yang sah serta hasil pekerjaan yang telah dapat dipertanggungjawabkan.

6. Pelaporan dan pengarsipan

Dokumen perencanaan, keputusan penugasan, survei atau pembanding harga, penawaran, bukti transaksi, dokumentasi pekerjaan, berita acara, serah terima, dan laporan perlu disimpan secara runtut. Arsip yang lengkap membantu pemerintah Desa menjelaskan proses dan hasil pengadaan kepada masyarakat maupun pemeriksa.

Dokumen yang perlu disiapkan

• dokumen RKP Desa dan APB Desa yang memuat kegiatan;
• spesifikasi teknis atau kerangka acuan kerja;
• perhitungan kebutuhan dan harga;
• surat keputusan atau dokumen penugasan pelaksana;
• dokumen pemilihan cara pengadaan dan calon penyedia bila diperlukan;
• bukti transaksi, dokumentasi kemajuan, dan catatan pengendalian;
• berita acara pemeriksaan serta serah terima; dan
• laporan pertanggungjawaban dan arsip kegiatan.

Risiko yang sering muncul

• kebutuhan tidak sesuai RKP Desa atau APB Desa;
• spesifikasi mengarah kepada produk atau penyedia tertentu;
• harga tidak didukung informasi pembanding yang memadai;
• pembagian tugas tidak jelas atau terdapat konflik kepentingan;
• pekerjaan berubah tanpa pencatatan dan persetujuan;
• hasil diterima tanpa pemeriksaan yang cukup;
• pembayaran dilakukan ketika dokumen belum lengkap; dan
• arsip tersebar sehingga sulit ditelusuri saat evaluasi.

Materi Bimtek Tata Cara Pengadaan Barang/Jasa di Desa

1. perkembangan regulasi dan hubungan antara aturan LKPP dengan Peraturan Bupati/Wali Kota;
2. pembagian peran Kepala Desa, Kasi/Kaur, TPK, masyarakat, dan penyedia;
3. perencanaan kebutuhan, spesifikasi, dan perhitungan harga;
4. pemilihan metode swakelola atau melalui penyedia;
5. pengendalian pelaksanaan, pemeriksaan, dan serah terima;
6. kelengkapan dokumen pembayaran dan pertanggungjawaban;
7. identifikasi konflik kepentingan serta pencegahan penyimpangan; dan
8. latihan menelaah contoh dokumen dan kasus pengadaan di Desa.

Siapa yang perlu mengikuti kegiatan ini?

• Kepala Desa dan perangkat Desa;
• Kepala Seksi/Kepala Urusan pelaksana kegiatan anggaran;
• Tim Pelaksana Kegiatan;
• BPD dan unsur pengawasan atau pembinaan Desa;
• pendamping Desa; serta
• aparatur kecamatan dan kabupaten/kota yang membina pemerintahan Desa.

Jadwal Bimtek dan pilihan kota

Peserta dapat memilih jadwal yang tersedia dan mengusulkan kota pelaksanaan. Kegiatan reguler tetap dapat diselenggarakan sesuai ketentuan administrasi, dan instansi juga dapat meminta pelaksanaan khusus dengan materi yang disesuaikan.

Jadwal Bimtek dan Diklat

Referensi resmi

• Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2019 tentang Pedoman Penyusunan Tata Cara Pengadaan Barang/Jasa di Desa
• Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2025
• Informasi uji publik perubahan peraturan PBJ di Desa oleh LKPP

Konsultasikan kebutuhan pelatihan instansi Anda

Tim Pusdiklat Pemendagri dapat membantu menyiapkan jadwal, surat undangan, surat penawaran, pilihan lokasi, dan penyesuaian materi. Sampaikan asal instansi, jumlah peserta, bulan pelaksanaan, serta persoalan pengadaan yang perlu diprioritaskan.