Bimtek Tata Cara Perencanaan, Pelaksanaan, Dan Pertanggungjawaban Perjalanan Dinas

Perjalanan dinas bukan sekadar keberangkatan pegawai dari satu tempat ke tempat lain. Setiap perjalanan harus memiliki kebutuhan yang jelas, surat tugas, anggaran yang tersedia, bukti pengeluaran, hasil pelaksanaan tugas, dan pertanggungjawaban yang dapat diperiksa. Kesalahan pada salah satu tahapan dapat menimbulkan koreksi, kelebihan pembayaran, atau temuan pemeriksaan.

Bimtek Tata Cara Perencanaan, Pelaksanaan, dan Pertanggungjawaban Perjalanan Dinas membantu pengelola kegiatan, keuangan, dan pelaksana perjalanan dinas memahami proses tersebut sebagai satu rangkaian kerja yang tertib, efisien, dan akuntabel.

Bimtek tata cara perencanaan, pelaksanaan, dan pertanggungjawaban perjalanan dinas

Mengapa tata kelola perjalanan dinas perlu diperkuat?

Perjalanan dinas menggunakan anggaran negara atau daerah sehingga pelaksanaannya harus memiliki hubungan langsung dengan tugas organisasi. Prinsip yang tetap relevan ialah selektif, didukung anggaran, memperhatikan pencapaian kinerja, efisien, serta dapat dipertanggungjawabkan.

Masalah yang sering muncul bukan hanya bukti yang kurang lengkap. Risiko juga dapat bermula dari kebutuhan perjalanan yang tidak teruji, perintah tugas yang tidak konsisten, pilihan moda dan penginapan yang tidak sesuai standar, perubahan jadwal tanpa dokumentasi, pembayaran ganda, hingga keterlambatan penyampaian laporan.

Perencanaan perjalanan dinas

Perencanaan yang baik dimulai sebelum surat tugas diterbitkan. Unit kerja perlu memastikan tujuan, keluaran, pelaksana, lokasi, waktu, sumber anggaran, serta perkiraan biaya telah disusun secara wajar.

• menilai urgensi perjalanan dan alternatif pelaksanaan secara daring;
• memastikan kegiatan tercantum dalam rencana kerja dan anggaran;
• menentukan pejabat atau pegawai yang benar-benar berkaitan dengan tugas;
• menyusun estimasi transportasi, penginapan, uang harian, dan komponen lain;
• memeriksa kesesuaian dengan standar biaya dan kebijakan internal yang berlaku; serta
• menetapkan target keluaran yang harus dilaporkan setelah tugas selesai.

Dokumen sebelum keberangkatan

Jenis dan nama dokumen dapat berbeda menurut kewenangan dan sistem masing-masing instansi. Namun, pengendalian umumnya memerlukan surat tugas atau perintah perjalanan, dokumen anggaran, rincian biaya, persetujuan pejabat berwenang, serta dokumen pendukung lain sesuai kebutuhan.

Kesamaan data perlu diperiksa sejak awal. Nama pelaksana, tujuan, lokasi, tanggal, lama perjalanan, dan pembebanan anggaran harus konsisten agar tidak menimbulkan koreksi pada tahap pembayaran dan pemeriksaan.

Pelaksanaan dan pengendalian biaya

Selama perjalanan, pelaksana wajib menjalankan tugas sesuai surat perintah, menjaga bukti transaksi, dan segera mendokumentasikan perubahan yang terjadi. Komponen biaya dapat mencakup transportasi, penginapan, uang harian, uang representasi, dan komponen lain sesuai peraturan yang berlaku bagi instansi tersebut.

Pembayaran tidak dapat dipukul rata. Ada komponen yang dipertanggungjawabkan berdasarkan bukti pengeluaran dan ada yang mengikuti mekanisme atau satuan biaya tertentu. Karena itu, bendahara, pejabat penatausahaan keuangan, pejabat pelaksana teknis kegiatan, dan pelaksana perjalanan perlu memahami dasar pembayaran masing-masing komponen.

Pertanggungjawaban setelah perjalanan

Setelah tugas selesai, pelaksana perlu menyampaikan laporan hasil perjalanan beserta dokumen pertanggungjawaban dalam batas waktu yang ditetapkan instansi. Pemeriksaan internal sebaiknya mencakup:

1. kesesuaian pelaksanaan dengan surat tugas dan tujuan kegiatan;
2. kecocokan tanggal, lokasi, serta lama perjalanan;
3. keabsahan dan kewajaran bukti pengeluaran;
4. perhitungan hak pelaksana serta potensi kelebihan pembayaran;
5. kelengkapan laporan hasil tugas; dan
6. pengembalian sisa atau kelebihan pembayaran apabila ada.

Materi Bimtek Perjalanan Dinas

Pembahasan dapat disesuaikan dengan karakteristik instansi dan regulasi yang digunakan. Ruang lingkup materi antara lain:

• prinsip, ruang lingkup, dan jenis perjalanan dinas;
• pembagian peran serta kewenangan pejabat terkait;
• perencanaan kebutuhan dan penganggaran;
• penyusunan surat tugas dan dokumen perjalanan;
• komponen biaya dan metode pertanggungjawaban;
• pengelolaan perjalanan dalam kota dan luar kota;
• penanganan pembatalan, perubahan jadwal, dan kondisi khusus;
• verifikasi bukti serta penyelesaian kelebihan pembayaran;
• penyusunan laporan hasil perjalanan; dan
• identifikasi kesalahan administrasi serta pencegahan temuan pemeriksaan.

Dasar regulasi yang perlu diperhatikan

Pengelola harus menggunakan regulasi yang sesuai dengan jenis instansinya dan memeriksa perubahan terbaru. Rujukan pokok yang berkaitan antara lain:

• PMK Nomor 113/PMK.05/2012 tentang Perjalanan Dinas Dalam Negeri, sebagaimana diubah dengan PMK Nomor 119 Tahun 2023;
• PP Nomor 12 Tahun 2019 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah;
• Permendagri Nomor 77 Tahun 2020 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Keuangan Daerah; dan
• Perpres Nomor 72 Tahun 2025 tentang Standar Harga Satuan Regional untuk konteks pemerintah daerah, beserta peraturan kepala daerah dan kebijakan internal yang berlaku.

Catatan: Perpres Nomor 33 Tahun 2020 beserta perubahannya tidak lagi menjadi rujukan aktif karena telah dicabut oleh Perpres Nomor 72 Tahun 2025. Penerapan ketentuan tetap harus disesuaikan dengan kewenangan, tahun anggaran, dan peraturan internal instansi.

Siapa yang perlu mengikuti kegiatan ini?

• pengguna anggaran dan kuasa pengguna anggaran;
• pejabat pembuat komitmen atau pejabat pelaksana teknis kegiatan;
• bendahara pengeluaran dan pengelola keuangan;
• staf perencanaan, administrasi, dan kepegawaian;
• pelaksana perjalanan dinas;
• APIP atau satuan pengawasan internal; serta
• unit lain yang menangani verifikasi dan pertanggungjawaban kegiatan.

Jadwal Bimtek dan Diklat

Peserta dapat memilih jadwal dan kota pelaksanaan yang tersedia. Kegiatan reguler tetap diselenggarakan sesuai ketentuan administrasi penyelenggara.

Konsultasikan kebutuhan instansi Anda

Materi dapat diarahkan pada persoalan nyata di instansi, misalnya pemeriksaan dokumen, perbedaan perlakuan komponen biaya, perjalanan dalam kota, pertanggungjawaban elektronik, atau tindak lanjut atas hasil pemeriksaan.